Definities
Deze Algemene Voorwaarden voor afgevaardigden zijn van toepassing op iedereen die zich registreert voor First International Conference on Vitamin B12 Deficiency in Clinical Practice, die op 19 en 20 mei 2022 in Rotterdam wordt gehouden (hierna ‘de conferentie’ genoemd).
Alle verwijzingen naar een datum of een deadline, vermeld in deze voorwaarden en in andere conferentiedocumenten, verwijzen naar de Centraal-Europese Tijdzone (CET).
Betaling van registratiekosten
Registratiekosten voor de conferentie worden in euro’s betaald.
Betaalmethoden
Visa, MasterCard of American Express. Andere kaarten worden niet geaccepteerd. Betalingen moeten vooraf en alleen in euro’s worden gedaan, met behulp van een creditcard of via een bankoverschrijving. Uw creditcardmaatschappij zal deze kosten omrekenen naar de valuta van uw creditcard. Alle bankkosten en overboekingskosten moeten door de registrerende persoon worden betaald. Vermeld het registratienummer en de volledige naam van de gemachtigde als referentie voor alle bankoverschrijvingen.
Bevestiging
Door ons online registratieformulier in te vullen, accepteert u onze annuleringsvoorwaarden.
Geen inhoudingen
Alle vergoedingen die moeten worden betaald in overeenstemming met de voorwaarden in de Algemene Voorwaarden, zijn vrij van alle inhoudingen.
Als de wet inhoudingen vereist die u ons verschuldigd bent en die onder de algemene voorwaarden vallen, betaalt u een bedrag dat, na de inhoudingen, overeenkomt met het bedrag dat wij zouden hebben ontvangen zonder de verplichting tot aftrek.
Groepen, agenten, boekingen van derden
De conferentie kan geen groepsregistraties of registraties door een bureau verwerken. Registraties, betalingen en alle correspondentie aan de conferentie, moet rechtstreeks aan het bureau van de conferentie worden gericht en mag niet via een derde partij lopen. Als de registratieafdeling van de conferentie een registratie en/of betaling voor de conferentie van een derde ontvangt, wordt de registratie niet verwerkt en worden de fondsen automatisch teruggestort op de bankrekening waarvan ze afkomstig zijn, waarbij de te maken kosten in mindering worden gebracht.
Annuleringsvoorwaarden
Annulering dient schriftelijk te geschieden per e-mail aan de registratieafdeling van de conferentie. De annulering moet alle relevante informatie bevatten met betrekking tot de bankrekening waarnaar een mogelijke terugbetaling kan worden overgemaakt. De annulering is pas van kracht nadat een schriftelijke bevestiging van de registratieafdeling van de conferentie is ontvangen. Registratiekosten kunnen als volgt worden terugbetaald:
Indien de schriftelijke annulering is ontvangen voorafgaand aan 1 januari 2022, wordt 50% restitutie uitbetaald; is de schriftelijke annulering ontvangen na 1 januari 2022, dan wordt geen restitutie uitbetaald.
De ontvangstdatum van de e-mail of fax-ID van de registreerde is de basis voor het overwegen van een terugbetaling. Vermeld bij uw schriftelijke annulering de gewenste wijze van terugbetaling (overschrijving, incl. rekeningnummer of nummer van de cheque). Restituties zullen worden gedaan na de conferentie.
In geval van te hoge betaling of dubbele betaling, moeten terugbetalingsverzoeken schriftelijk worden ingediend en per e-mail worden verzonden naar de registratieafdeling van de conferentie.
Er worden geen terugbetalingen verleend voor evenementen die zonder toezicht plaatsvinden, of voor voortijdige beëindiging van de aanwezigheid van een geregistreerde persoon, in geval van annulering van sprekers, gebrek aan ruimte in de vergaderruimte of andere incidenten tijdens de conferentie die buiten de controle van de organisatoren van de conferentie vallen.
Conferentie aanwezigheid
De conferentie is alleen toegankelijk voor gecertificeerde beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg, huisartsen, artsen, klinisch chemici, biomedische artsen, voedingswetenschappers (enzovoort), en beleidsmakers op het gebied van management en gezondheid. Door u te registreren, accepteert u dat niet-medische professionals, inclusief kinderen, geen toegang hebben tot de conferentie.
Conferentie registratie
Alleen volledig ingevulde registratieformulieren worden geaccepteerd. Na ontvangst van uw registratie ontvangt u een factuur. Een bevestiging van uw betaling met factuur wordt na volledige ontvangst van uw betaling verzonden. Als de volledige betaling niet is ontvangen vóór de aangegeven deadline, blijft de registratie geldig, maar de verschuldigde kosten worden verhoogd volgens de betalingsperiode (vroeg/normaal/ter plaatse).
De organisatoren van de conferentie kunnen niet garanderen dat een conferentietas en ander vergadermateriaal beschikbaar zal zijn voor late registraties. Alle conferentiematerialen worden ter plaatse verspreid. Als de maximale deelnemerscapaciteit is bereikt, behouden de organisatoren van de conferentie zich het recht voor extra registraties te weigeren.
Annulering van de conferentie
In geval de conferentie niet kan plaatsvinden of wordt uitgesteld vanwege evenementen buiten de controle van de conferentieorganisatoren (overmacht) of vanwege evenementen die niet te wijten zijn aan onrechtmatige opzet of grove nalatigheid van de conferentieorganisatoren, kunnen de conferentieorganisatoren niet door de afgevaardigden aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, kosten of geleden verliezen, zoals transportkosten, huisvestingskosten, kosten voor extra bestellingen, financiële verliezen, enzovoort.
Onder deze omstandigheden behouden de organisatoren van de conferentie zich het recht voor om ofwel het volledige inschrijvingsgeld te behouden en te crediteren voor een toekomstige conferentie, ofwel om de afgevaardigde terug te betalen na aftrek van reeds gemaakte kosten voor de organisatoren van de conferentie, die niet konden worden verhaald op de derde partijen.
Gegevensbescherming en delen van contactgegevens
De bescherming van uw gegevens en de naleving van uw recht op informatieve zelfbeschikking met betrekking tot het verzamelen, verwerken en gebruiken van uw persoonlijke gegevens zijn belangrijk voor ons.
De registratieafdeling van de conferentie verzamelt en bewaart alle persoonlijke gegevens voor de voorbereiding en uitvoering van de conferentie.
Om grensinvoer en visumaanvragen te vergemakkelijken, deelt de conferentie contactgegevens van betrokken afgevaardigden met de Nederlandse immigratieautoriteiten. E-mail- contactgegevens van afgevaardigden worden niet doorgegeven aan derden.
Jurisdictie
Aan dit contract zijn de voorwaarden van het Nederlands Recht van toepassing, Rotterdam, Nederland.
Uitnodigingsbrief
Personen die een officiële uitnodigingsbrief van de organisatoren van de conferentie nodig hebben, kunnen deze aanvragen via het online registratieformulier of door contact op te nemen met de registratieafdeling van de conferentie. Om een uitnodigingsbrief te ontvangen, moeten afgevaardigden zich eerst registreren bij de conferentie en de nodige gegevens indienen, zoals vermeld op het online formulier. De uitnodigingsbrief belast de organisatoren van de conferentie op geen enkele manier met financiële verplichtingen. Alle kosten in verband met de conferentie, de registratie en de aanwezigheid van de geregistreerden zijn de exclusieve verantwoordelijkheid van de afgevaardigde.
Aansprakelijkheid
De organisatoren van de conferentie worden aansprakelijk gesteld in het kader van een zorgplicht volgens de wettelijke bepalingen. De aansprakelijkheid van de organisatoren van de conferentie – om welke juridische reden dan ook – is beperkt tot opzet en grove nalatigheid. De aansprakelijkheid van opdrachtverleners blijft hierdoor onaangetast. De afgevaardigde neemt op eigen risico deel aan de conferentie. Mondelinge afspraken zijn niet bindend als deze niet schriftelijk zijn bevestigd door de conferentie.
Naambadge verloren
De naambadge van de conferentie moet tijdens de conferentie te allen tijde worden gedragen. Toegang tot de vergaderlocatie wordt niet verleend zonder de naambadge die door de organisatoren van de conferentie is uitgegeven. Als een gemachtigde de naambadge verliest, misplaatst of vergeet, worden er administratiekosten van zestig euro in rekening gebracht voor een nieuwe naambadge. Bij het uitdelen van een nieuwe naambadge wordt de verloren badge gedeactiveerd en ongeldig.
Wijziging van het programma.
De organisatoren van de conferentie behouden zich het recht voor het programma te wijzigen. Er kunnen geen terugbetalingen worden gedaan in geval van annulering van sprekers, gebrek aan ruimte in de vergaderruimte of andere incidenten die tijdens de conferentie plaatsvinden, buiten de controlemogelijkheden van de organisatoren van de conferentie.
Foto’s, videostreaming, enzovoort
De organisatoren mogen zonder de verdere toestemming van de deelnemers foto’s en video’s gebruiken en vrijgeven die tijdens de conferentie zijn gemaakt voor verslagen van de conferentie en/of voor toekomstig marketingmateriaal. Door zich te registreren voor de conferentie, stemmen de aanwezigen ermee in dat foto’s, geluids- en video-opnamen die worden gemaakt tijdens de conferentie en herkenbare afbeeldingen of stemmen van de aanwezigen kunnen bevatten, op de website van de conferentie kunnen worden geplaatst. Alle opnamen worden met respect en discretie behandeld. Namen worden niet gepubliceerd. De conferentie wordt gehouden in een besloten ruimte. De organisatoren behouden zich het recht voor om op de conferentie gemaakte foto’s te gebruiken, met daarop uw portret en/of gelijkenis op social media of promotiemateriaal voor een volgende conferentie. De organisatoren zijn niet verantwoordelijk voor het gebruik van uw afbeelding of gelijkenis door de individuele deelnemers.
Wijzigen naam registratie
Er worden administratiekosten van zestig euro in rekening gebracht voor elke naamswijziging in een bestaande registratie van een conferentie. Een nieuwe registratie voor de vervangende afgevaardigde mag niet worden ingediend. Naamswijzigingen die tot 1 januari 2022 per e-mail, met daarin de vermelding van de oude en nieuwe namen, inclusief de vereiste contactgegevens, worden geaccepteerd.
Bevestiging van registratie en ontvangst
Een bevestiging van registratie en ontvangst wordt per e-mail verzonden nadat de registratie, bijbehorende betaling en alle benodigde documenten zijn ontvangen door de registratieafdeling van de conferentie. Afgevaardigden kunnen worden gevraagd om deze bevestiging van registratie en ontvangst bij de registratiebalie te tonen als bewijs van hun registratie en betaling.
Reis-ziektekostenverzekering
Als onderdeel van een visumaanvraag moeten personen een ziektekostenverzekering hebben voor de duur van hun verblijf in de Europese Unie. Deze verzekering is verkrijgbaar bij elke erkende verzekeraar. Individuen moeten contact opnemen met de verantwoordelijke ambassade of het verantwoordelijke consulaat voor een lijst met erkende verzekeraars die in hun land beschikbaar zijn.
Individuen dienen een verzekering te hebben voor hun gehele verblijf in de Europese Unie en worden gevraagd zich voor het precieze aantal dagen te verzekeren. Het visum wordt alleen verstrekt voor de data die onder de verzekeringspolis vallen en die betrekking hebben op de reisdata.
Visum vereisten
Het is de exclusieve verantwoordelijkheid van de afgevaardigde om voor zijn of haar visum vereisten te zorgen. Afgevaardigden die een inreisvisum nodig hebben, moeten voldoende tijd nemen voor de aanvraagprocedure. Afgevaardigden moeten contact opnemen met de dichtstbijzijnde Nederlandse ambassade of Nederlands consulaat om de juiste timing van hun visumaanvragen te bepalen.
Opmerking: de Nederlandse ambassades en consulaten-generaal zijn onafhankelijke besluitvormingsbureaus voor visa, soms nadat specifieke controles zijn uitgevoerd bij andere landen uit de Europese Unie. U kunt niet in beroep gaan tegen de afwijzing van een visumaanvraag, noch kan de conferentie namens u tussen beide komen, in geval van een afwijzing of om de procedure te versnellen.
Gedelegeerde registratiegegevens worden gedeeld met de Nederlandse immigratieautoriteiten om het immigratieproces te assisteren. De organisatoren van de conferentie en de registratieafdeling van de conferentie zullen echter niet rechtstreeks contact opnemen met ambassades en consulaten namens visumaanvragers.
De registratierechten, minus administratiekosten van vijfentwintig euro, worden na de conferentie terugbetaald als het visum op tijd werd aangevraagd en het bewijs wordt geleverd dat een visum niet kon worden verleend, hoewel alle gevraagde documenten werden ingediend. Restitutieverzoeken moeten schriftelijk worden ingediend en naar de registratieafdeling van de conferentie worden verzonden, per e-mail, uiterlijk op 1 januari 2022, de datum waarna verzoeken om dergelijke terugbetalingen niet meer in behandeling kunnen worden genomen.
Wij wensen u een aangenaam verblijf tijdens de conferentie!